Der Hauptzweck dieses Programms besteht darin, Datenbanken zu erstellen und mit diesen zu arbeiten, die sowohl für kleine Projekte als auch für große Unternehmen gebunden werden können. Damit können Sie bequem Daten verwalten, Informationen bearbeiten und speichern.

Die Microsoft Office Suite-Anwendung - Access - dient zum Arbeiten mit Datenbanken.

Eine neue Datenbank erstellen

Natürlich müssen Sie vor Arbeitsbeginn eine vorhandene Datenbank erstellen oder öffnen.

Öffnen Sie das Programm und rufen Sie mit einem Klick auf den Befehl "Datei" das Hauptmenü auf und wählen Sie dort den Punkt "Erstellen". Wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, wird eine leere Seite mit einer Tabelle oder eine Webdatenbank angezeigt, auf der Sie die integrierten Tools des Programms beispielsweise für Ihre Veröffentlichungen im Internet verwenden können.

Um die Erstellung einer neuen Datenbank zu maximieren, hat der Benutzer außerdem eine Auswahl an Vorlagen zum Erstellen einer Datenbank, die sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentriert. Dies kann Ihnen übrigens dabei helfen, schnell die erforderliche Form einer Tabelle zu erstellen, ohne alles manuell einzurichten.

Füllen Sie die Datenbank mit Informationen

Nachdem Sie eine Datenbank erstellt haben, müssen Sie diese mit relevanten Informationen füllen, deren Struktur im Voraus durchdacht werden sollte, da Sie mit der Funktionalität des Programms Daten in verschiedenen Formen erfassen können:

1. Die bequemste und gebräuchlichste Art der Informationsstrukturierung ist nun eine Tabelle. Aufgrund ihrer Funktionen und ihres Erscheinungsbilds unterscheiden sich die Tabellen in Access nicht wesentlich von denen in Excel, was wiederum die Übertragung von Daten von einem Programm zu einem anderen erheblich vereinfacht.
2. Die zweite Möglichkeit, Informationen einzugeben, sind Formulare. Sie ähneln Tabellen, bieten jedoch eine visuellere Anzeige der Daten.
3. Zur Berechnung und Anzeige von Informationen aus Ihrer Datenbank werden Berichte bereitgestellt, mit denen Sie beispielsweise Ihr Einkommen oder die Anzahl der Gegenparteien, mit denen Sie zusammenarbeiten, analysieren und berechnen können. Sie sind sehr flexibel und ermöglichen Ihnen, abhängig von den eingegebenen Daten, beliebige Berechnungen.
4. Das Empfangen und Sortieren neuer Daten im Programm erfolgt durch Abfragen. Mit ihrer Hilfe können Sie bestimmte Daten in mehreren Tabellen suchen sowie Daten erstellen oder aktualisieren.

Alle oben genannten Funktionen befinden sich in der Symbolleiste auf der Registerkarte "Erstellen". Dort können Sie genau auswählen, welches Element Sie erstellen möchten, und es dann im geöffneten „Konstruktor“ anpassen.

Erstellen einer Datenbank und Importieren von Informationen

Nachdem Sie eine neue Datenbank erstellt haben, sehen Sie nur eine leere Tabelle. Sie können dies manuell tun oder durch Kopieren der erforderlichen Informationen aus dem Internet ergänzen. Bitte beachten Sie, dass jede Information, die Sie beitragen, in eine separate Spalte gestellt werden sollte und jeder Eintrag eine persönliche Zeile haben sollte. Übrigens können die Spalten umbenannt werden, um ihre Inhalte besser zu navigieren.

Wenn sich alle benötigten Informationen in einem anderen Programm oder einer anderen Quelle befinden, können Sie mit dem Programm den Datenimport einrichten.

Alle Importeinstellungen befinden sich in einer separaten Registerkarte in der Systemsteuerung, die als "Externe Daten" bezeichnet wird. Hier werden im Bereich „Import und Verbindungen“ die verfügbaren Formate aufgelistet, einschließlich Excel-Dokumenten, Access-, Text- und XML-Dateien, Internetseiten, Outlook-Ordnern usw. Nach Auswahl des gewünschten Formats, aus dem die Informationen übertragen werden sollen, benötigen Sie Geben Sie den Pfad zum Speicherort der Datei an. Befindet es sich auf einem Server, müssen Sie die Serveradresse eingeben. Beim Importieren werden Sie auf verschiedene Einstellungen stoßen, mit denen Sie Daten korrekt an Access übertragen können. Folgen Sie den Anweisungen des Programms.

Schlüssel Schlüssel und Tabellenbeziehungen

Beim Erstellen einer Tabelle weist das Programm jedem Eintrag automatisch einen eindeutigen Schlüssel zu. Standardmäßig enthält es eine Spalte mit Namen, die erweitert wird, wenn neue Daten hinzugefügt werden. Diese Spalte ist der Primärschlüssel. Zusätzlich zu diesen Grundschlüsseln kann die Datenbank auch Felder enthalten, die sich auf die in einer anderen Tabelle enthaltenen Informationen beziehen.

Beispielsweise verfügen Sie über zwei Tabellen, die verwandte Informationen enthalten. Zum Beispiel heißen sie "Tag" und "Plan". Wenn Sie in der ersten Tabelle das Feld "Montag" auswählen, können Sie es mit einem beliebigen Feld in der Tabelle "Plan" verknüpfen. Wenn Sie den Mauszeiger über eines dieser Felder bewegen, werden die Informationen und die zugehörigen Zellen angezeigt.

Solche Beziehungen erleichtern die Lesbarkeit Ihrer Datenbank und erhöhen zweifellos deren Bequemlichkeit und Effizienz.

Um eine Beziehung zu erstellen, gehen Sie zur Registerkarte "Mit Datenbanken arbeiten" und wählen Sie im Bereich "Beziehungen" die Schaltfläche "Datenschema". In dem daraufhin angezeigten Fenster sehen Sie alle Datenbanken, die gerade verarbeitet werden. Es ist zu beachten, dass die Datenbanken spezielle Felder für Fremdschlüssel enthalten müssen. Wenn Sie in unserem Beispiel den Wochentag oder eine Zahl in der zweiten Tabelle anzeigen möchten, lassen Sie das Feld leer und nennen es Tag. Konfigurieren Sie auch das Format der Felder, da es für beide Tabellen gleich sein sollte.

Ziehen Sie dann nach dem Öffnen von zwei Tabellen das Feld, das Sie verknüpfen möchten, in ein speziell vorbereitetes Feld für einen Fremdschlüssel. Das Fenster "Beziehungen bearbeiten" wird angezeigt, in dem Sie separat ausgewählte Felder sehen. Um sicherzustellen, dass sich die Daten in den zugehörigen Feldern und Tabellen ändern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Datenintegrität sicherstellen".

Erstellung und Arten von Anfragen

Die Anfrage ist eine Aktion im Programm, mit der der Benutzer Informationen bearbeiten oder in die Datenbank eingeben kann. Tatsächlich werden Anforderungen in zwei Typen unterteilt:

1. Wahlwünsche, über die das Programm bestimmte Informationen erhält und Berechnungen anstellt.
2. Aktionsanforderungen, mit denen Informationen zur Datenbank hinzugefügt oder gelöscht werden.

Wenn Sie auf der Registerkarte "Erstellen" den "Abfrage-Assistenten" auswählen, erstellt das Programm einen bestimmten Abfragetyp. Befolgen Sie die Anweisungen.

Anfragen können Ihnen beim Organisieren von Daten sehr helfen und beziehen sich immer auf bestimmte Informationen.

Beispielsweise können Sie eine Wahlanforderung für bestimmte Parameter erstellen. Wenn Sie Informationen zu einem bestimmten Datum oder Tag der Tagestabelle für den gesamten Zeitraum anzeigen möchten, können Sie eine ähnliche Abfrage einrichten. Wählen Sie "Query Designer" und darin die Tabelle, die Sie benötigen. Standardmäßig ist die Anfrage wahlfrei. Wenn Sie sich die Symbolleiste mit der dort hervorgehobenen Schaltfläche „Auswahl“ ansehen, wird dies deutlich. Damit das Programm nach dem genauen Datum oder Tag sucht, den Sie benötigen, suchen Sie die Zeile „Auswahlbedingung“ und geben Sie den Ausdruck [welcher Tag?] Ein. Denken Sie daran, dass die Abfrage in den eckigen Armen [] platziert werden muss und mit einem Fragezeichen oder einem Doppelpunkt endet.

Dies ist nur eine der Optionen für die Verwendung von Abfragen. Tatsächlich können Sie mit ihrer Hilfe auch neue Tabellen erstellen, Daten nach Kriterien auswählen usw.

Formulare anpassen und verwenden

Dank der Verwendung von Formularen kann der Benutzer auf einfache Weise die Informationen für jedes Feld anzeigen und zwischen vorhandenen Einträgen wechseln. Bei Langzeiteingaben vereinfacht die Verwendung von Formularen das Arbeiten mit Daten.

Öffnen Sie die Registerkarte "Erstellen" und suchen Sie das Element "Formular", indem Sie auf das Standardformular klicken, das auf den Daten Ihrer Tabelle basiert. Die angezeigten Felder mit Informationen können sich ändern, einschließlich Höhe, Breite usw. Wenn in der Tabelle Beziehungen vorhanden sind, werden diese angezeigt und können im selben Fenster neu konfiguriert werden. Am Ende des Programms sehen Sie Pfeile, mit denen Sie die einzelnen Spalten Ihrer Tabelle nacheinander öffnen oder sofort zum ersten und letzten wechseln können. Jetzt ist jeder von ihnen ein separater Eintrag, dessen Felder Sie anpassen können, indem Sie mit der Maus auf die Schaltfläche "Felder hinzufügen" klicken. Auf diese Weise geänderte und eingegebene Informationen werden in der Tabelle und in allen daran angehängten Tabellen angezeigt. Nachdem Sie das Formular festgelegt haben, müssen Sie es speichern, indem Sie die Tastenkombination "Strg + S" drücken.

Berichterstellung

Der Hauptzweck der Berichte besteht darin, dem Benutzer eine allgemeine Zusammenfassung der Tabelle zur Verfügung zu stellen. Bericht kann man je nach Datenlage absolut beliebig erstellen.

Mit dem Programm können Sie die Art des Berichts auswählen, wobei einige zur Auswahl stehen:

1. Bericht - Ein automatischer Bericht wird unter Verwendung aller in der Tabelle angegebenen Informationen erstellt. Die Daten werden jedoch nicht gruppiert.
2. Ein leerer Bericht ist ein leeres Formular, dessen Daten Sie aus den erforderlichen Feldern auswählen können.
3. Berichtsassistent - Hilft Ihnen bei der Erstellung eines Berichts und gruppiert und formatiert die Daten.

In einem leeren Bericht können Sie Felder hinzufügen, löschen oder bearbeiten, sie mit den erforderlichen Informationen füllen, spezielle Gruppen erstellen, die dazu beitragen, bestimmte Daten vom Rest zu trennen, und vieles mehr.

Vorstehend finden Sie alle Grundlagen, die Ihnen dabei helfen, das Access-Programm selbst zu verwalten und anzupassen. Die Funktionalität ist jedoch recht umfangreich und ermöglicht eine genauere Abstimmung der hier beschriebenen Funktionen.